Backup: la domanda non è se ce l'hai, è quando l'hai provato

Un martedì mattina come tanti: il computer dell'amministrazione si accende, gira per dieci secondi, si spegne. Non riparte più. Dentro c'è la contabilità, c'è il gestionale, ci sono le cartelle dei clienti. La prima frase che si sente in quell'ufficio è sempre la stessa: «tranquilli, il backup c'è, lo fa ogni notte». La seconda, mezz'ora dopo, è un'altra: «però non si apre».

Fra quelle due frasi ci stanno quasi tutti i danni informatici veri che vediamo in azienda. Non il guasto: il guasto è normale, prima o poi arriva a tutti. Il danno è scoprire in quel momento che la copia su cui contavi era una promessa, non una copia.

Un backup che nessuno ha mai riaperto è una dichiarazione di intenti

Il programma di backup che lampeggia verde dice una cosa sola: che il programma gira. Non dice che quei dati si rileggono, non dice che sono completi, non dice quanto tempo servirebbe a rimetterli dove stavano. Sono tre informazioni diverse, e nessuna delle tre si ottiene guardando un'icona.

I modi tipici in cui un backup esiste e non serve

• Gira su un disco attaccato allo stesso computer. È la situazione più comune e la più fragile: se si rompe la macchina si rompe anche la copia. E se arriva un ransomware — il programma che blocca i file e chiede un riscatto — blocca anche quel disco, perché per il computer è solo un'altra cartella.
• Copia una cartella, ma non i dati del gestionale. Documenti e fatture scansionate stanno in una cartella che si vede; l'archivio del gestionale quasi sempre no, sta altrove e in un formato suo. Si salva quello che è in vista e si perde quello che fa camminare l'azienda.
• Va in errore da mesi e nessuno legge l'avviso. L'avviso arriva a un indirizzo di posta che nessuno apre più, oppure compare in una finestra che qualcuno ha chiuso a settembre. Il backup è fermo da allora, e intanto sembrava tutto in ordine.
• Salva i file ma non la configurazione. I dati tornano, il programma no: va reinstallato, ricollegato, risistemato utente per utente. Giorni di lavoro che nessuno aveva messo nel conto.

La voce che costa non è lo spazio, è il tempo

Il costo di un backup lo si immagina come spazio: quanti dati sono, dove li metto. Ma il giorno in cui serve, la voce che pesa è un'altra, ed è il tempo per tornare operativi. Un'azienda ferma continua a pagare tutto quello che pagava prima — stipendi, affitto, telefoni, canoni — e in più paga i clienti che aspettano e le scadenze che non si spostano. Mentre qualcuno rimonta le cose, quel conto corre da solo, ora per ora.

Due aziende con la stessa copia identica possono ripartire una in mezza giornata e l'altra in due settimane. La differenza non sta nei dati: sta nel fatto che una ci aveva già provato prima.

La prova di ripristino è l'unica verifica che conta

C'è una sola verifica che vale, e non è una cosa da informatici: si prende un file a caso, lo si riporta indietro dalla copia, si prova ad aprirlo. Poi si fa lo stesso con l'archivio del gestionale, che è la parte che conta davvero.

Va fatta periodicamente, ogni pochi mesi, con la data dell'ultima volta scritta da qualche parte. Non serve capire come funziona il programma: serve vedere con i propri occhi un documento che torna e si apre. Chi non l'ha mai fatto non sa se il backup funziona: sa che il backup parte. Sono due frasi diverse.

Più di una copia, in posti diversi, almeno una staccata

• Più di una copia. Una copia sola è un punto unico di rottura: se fallisce lei, non esiste un secondo tentativo.
• In posti diversi. Allagamento, incendio e furto non scelgono i dischi: prendono la stanza. Tutto quello che è nella stessa stanza se ne va insieme.
• Almeno una staccata o fuori sede. Un disco scollegato, o una copia raggiungibile solo con credenziali separate, è l'unica cosa che un ransomware non riesce a toccare: non la vede.

Il conto si fa a freddo, non il martedì mattina

Quello che si risparmia non facendo le cose per bene è piccolo e si conosce in anticipo: è una voce di spesa prevedibile, che sta in bilancio. Quello che si perde quando la copia non teneva è grande e arriva tutto in una volta, in un giorno scelto da qualcun altro.

C'è anche un lato pratico che vale la pena nominare: un servizio di backup gestito è una voce di spesa dell'anno in cui lo si paga, con qualcuno che risponde se qualcosa non gira. Un disco comprato una volta e lasciato in un cassetto non è un servizio: è un oggetto, e nessuno lo controlla.

La domanda da fare domani

Non chiedere al tuo tecnico se i backup si fanno: risponderà sì, e avrà ragione. Chiedigli quando è stata l'ultima volta che qualcuno ha riportato indietro un file per davvero, e quale file era. Se la risposta è una data, siete a posto. Se la risposta è «funziona, è verde», avete un programma che gira.

Vuoi sapere se le copie della tua azienda si riaprono davvero, e quanto tempo servirebbe a ripartire? Scrivici: si parte da una prova di ripristino su un file vero.