Cloud o server in ufficio: la domanda giusta non è quella

È la domanda che ci fanno più spesso quando un'azienda deve rifare l'infrastruttura: "meglio tenere il server qui o andare sul cloud?". E quasi sempre arriva con due preventivi in mano, uno per la macchina e uno per l'abbonamento, messi a confronto riga per riga.

Quel confronto non dice niente. Non perché i numeri siano sbagliati, ma perché misurano la cosa meno importante delle due.

Il conto che si fa, e quello che manca

Mettere la macchina da una parte e l'abbonamento dall'altra funziona finché guardi solo il momento dell'acquisto. Da lì in avanti le due strade divergono su voci che nessuno dei due preventivi contiene, perché nessuna delle due parti ha interesse a scriverle.

• Chi lo tiene in piedi. Un server in ufficio ha bisogno di qualcuno che guardi i backup, applichi gli aggiornamenti e si accorga dei dischi che stanno cedendo. Se quel qualcuno non c'è, il server continua a funzionare per mesi e poi presenta il conto tutto insieme. Sul cloud quel lavoro è dentro il servizio: non sparisce, cambia solo chi lo fa.
• Cosa costa un giorno di fermo. Questa è la voce che ribalta tutti i confronti, e si calcola in dieci minuti: quante persone restano ferme, quanto costa un'ora del loro tempo, quanti ordini non escono. Un'azienda che fattura su commessa scopre spesso che una giornata di fermo vale più della differenza fra le due soluzioni su tre anni.
• Come si cresce. Se fra due anni assumi cinque persone o apri una seconda sede, il server va dimensionato oggi per allora — cioè si compra capacità che resta inutilizzata per due anni. Sul cloud si aggiunge quando serve. Vale anche al contrario: se l'azienda si restringe, il ferro comprato resta comprato.

Le due domande che decidono davvero

Quando togliamo di mezzo il confronto fra i due preventivi, la scelta si riduce quasi sempre a due cose concrete.

Dove lavora la gente. Se tutti sono in ufficio sulla stessa rete, un server locale è veloce e non ha rivali su file grossi: disegni, video, archivi fotografici. Se invece metà delle persone lavora da casa, dal cantiere o da un secondo capannone, ogni accesso da fuori diventa una cosa da configurare, da proteggere e da mantenere — e lì il cloud smette di essere una moda e diventa la strada corta.

Quanto regge la tua connessione. È il vincolo che manda a monte più progetti cloud di qualunque calcolo economico. Non conta la velocità dichiarata: conta cosa succede quando venti persone lavorano insieme e cosa accade se la linea cade per mezza giornata. Se non esiste una seconda linea, mettere tutto fuori significa aver spostato il rischio, non averlo ridotto.

Quasi nessuno sceglie davvero

Nella pratica, la risposta più frequente non è né una né l'altra. Le cose che devono essere veloci e pesanti restano vicine a chi le usa; la posta, i documenti condivisi, i backup e il gestionale vanno fuori, dove sono raggiungibili da qualunque posto e dove qualcun altro si occupa di tenerli in vita.

Si fa così non per stare a metà, ma perché le due esigenze sono diverse e non c'è motivo di risolverle nello stesso modo.

Come si decide, in pratica

Prima di guardare qualunque preventivo servono tre numeri che stanno già in azienda: quante persone lavorano da fuori, cosa costa una giornata di fermo e cosa c'è dentro il server adesso — quanti dati, di che tipo, e quali di questi qualcuno apre davvero ogni giorno. Il terzo è quello che sorprende più spesso: capita di scoprire che l'archivio da difendere a ogni costo non lo apre nessuno da due anni.

Con quei tre numeri la scelta si fa da sola, e in genere non è quella che sembrava all'inizio.

Se vuoi mettere in fila i tuoi, scrivici: guardiamo insieme cosa hai adesso e cosa ti costa, prima di parlare di cosa comprare.