Un dipendente se ne va: cosa succede ai suoi dispositivi?

L'uscita di una persona dall'azienda è una procedura rodata: il preavviso, le ferie residue, la lettera, l'ultimo cedolino. Tutto scritto, tutto in ordine.

Poi c'è la parte di cui non si occupa nessuno: il portatile che era a casa sua, il telefono aziendale con dentro la rubrica dei clienti, l'accesso al gestionale, la cartella condivisa, la casella di posta. Quella parte non ha una procedura, e quasi sempre si risolve con una frase: «poi il computer me lo riporta».

Cosa resta acceso dopo l'ultimo giorno

Nelle aziende piccole le uscite si somigliano tutte. Le cose che restano aperte sono sempre le stesse:

• La casella di posta. Resta viva per settimane, perché nessuno sa cosa ci sia dentro e si ha paura di perdere qualcosa. Nel frattempo continua a ricevere ordini, richieste e fatture che non legge più nessuno.
• Il telefono aziendale. Spesso il numero è quello che i clienti chiamano da anni. Se parte con la persona, parte anche una parte del rapporto con il cliente — e non è un problema informatico, è un problema commerciale.
• Gli accessi condivisi. La password del gestionale, quella del portale del fornitore, quella del sito. Se erano in uso su più persone non si può cambiarle senza bloccare anche gli altri, quindi non si cambiano.
• Il portatile. Torna indietro dopo settimane, con dentro i file di lavoro e spesso anche roba personale. Nessuno sa più cosa c'è di aziendale e cosa no.
• I documenti salvati sul desktop. Non nella cartella condivisa: sul desktop di quella macchina. È il posto dove si scopre, mesi dopo, che l'unica copia di un preventivo era lì.

Il conto vero non è il dispositivo

Un portatile che non torna indietro è un danno che si quantifica in un minuto. Non è quello il problema.

Il costo vero ha tre voci, e nessuna delle tre compare in una fattura:

• Il tempo per ricostruire. Capire a cosa aveva accesso, dove teneva i file, quali clienti seguiva. Sono giornate di lavoro di chi resta, moltiplicate per ogni persona che esce.
• Il lavoro che si perde per strada. Le trattative aperte, le mail a cui non risponde più nessuno, il cliente che chiama e sente «non lavora più qui» senza che nessuno raccolga la palla.
• Il rischio che resta aperto. Un accesso che nessuno ha chiuso non fa rumore. Si scopre solo il giorno in cui qualcosa succede, e a quel punto la domanda del consulente o dell'assicurazione è una sola: chi poteva entrare?

Cosa cambia se i dispositivi sono in carico all'azienda

La differenza non è tecnologica, è di titolarità. Quando ogni macchina e ogni account hanno un proprietario chiaro che è l'azienda, l'uscita di una persona diventa una lista da spuntare invece che una ricostruzione a memoria:

• si sa quali dispositivi aveva, perché sono censiti e non «quello che gli avevamo dato due anni fa»;
• la posta si gira a chi prende in carico, invece di restare accesa;
• gli accessi sono personali, quindi se ne chiude uno senza toccare gli altri;
• i file stanno dove li trovano tutti, non sul desktop di una macchina;
• il dispositivo si riprepara e torna in circolo per la persona che arriva.

È esattamente il motivo per cui il noleggio operativo funziona bene in questa situazione: il parco è intestato, tracciato e assistito, la sostituzione della macchina fa parte del servizio, e la persona che entra trova una postazione pronta invece di ereditare quella di chi se n'è andato così com'era. Il canone è interamente deducibile e non immobilizza capitale, ma il vantaggio che si sente di più è un altro: qualcuno sa sempre dove sono le cose.

In una riga

Il giorno in cui una persona esce non si perde un computer: si perde la mappa di cosa sapeva e a cosa poteva accedere. Quella mappa va costruita quando entra, non quando se ne va.

Vuoi capire com'è messo il parco della tua azienda? Parliamone, senza impegno.